メディケイドの記録保持要件

記録保持施設

入院・外来を問わず、すべての患者の医療記録を作成・保存することが義務付けられています。CMS（Centers for Medicare & Medicaid Services）は、記録の完全な保護と機密性を確保するため、利用者認証と記録管理システムの導入を求めています。電子記録は、ユーザー制限データベース、パスワード保護、必要に応じた暗号化により保護されなければなりません。また、多くの州では、紙媒体の記録を施錠されたキャビネットに保管し、場合によっては耐火性の保存場所を使用することが求められます。

記録保持スタッフ

HIPAAおよびCMSの規定に従い、メディケイドの医療記録を適切に取り扱うための施設と人員が必要です。病院や診療所は、メディケイドのファイルを迅速に処理・保管・検索できる十分な規模の管理スタッフを配置しなければなりません。さらに、スタッフは医療コーディング、ファイリング、患者情報の機密保持に関する適切な研修を受ける必要があります。

保存期間

標準規定では、医療機関はすべての医療記録の原本または法的に認められた複製を最低6年間保存しなければなりません。Gateway Health Planによると、メディケイドやメディケアのプランを提供する場合、医療記録・財務記録・原本報告書を最低10年間保存する必要があるケースもあります。これらの記録は、保健福祉省（HHS）や監査機関による監査、訴訟リスクへの備えとして重要です。州ごとに保存期間の要件は異なるため、各州の規定を確認することが重要です。