メディケイド記録保持要件

1996年に議会で可決された健康保険携帯性法は、物理的および電子的な医療記録を処理するための普遍的な基準を設定しました。法律は、医療記録へのアクセスを制限し、記録的な保持の期間を破壊または消去する前に標準化します。メディケイドは、各州によって独立して管理されている連邦政府が後援する健康保険プランです。その結果、メディケイドの記録的な保持規制は、HIPAAの基準とは異なる場合があり、州によっても異なる場合があります。

1. 記録保持施設

   • 医療記録は、入院患者と外来患者の両方のケアのために医療施設に来るすべての患者について完成し、維持する必要があります。メディケア＆メディケイドサービスセンターでは、医療施設が著者の識別と記録のメンテナンスのシステムを利用して、すべての記録の完全なセキュリティと機密性を確保することを要求しています。電子記録の保護は、必要に応じて、ユーザーが制限されたデータベース、パスワード保護、電子暗号化を使用することにより義務付けられています。ほとんどの州では、ロックされたファイリングキャビネットに記録の厳しいコピーを維持するために施設が要求されており、一部の州では一部の医療施設に火災セーフストレージの使用が必要になる場合があります。

   記録保持スタッフ

   • 健康保険の移植性説明責任法とメディケア＆メディケイドサービスセンターの両方によって確立された規制に従って、十分な施設がメディケイド医療記録の取り扱いと保管のための宿泊施設を提供する必要があります。病院または医師のオフィスには、メディケイドファイルのフローを処理し、各ファイルがタイムリーに完成し、安全に提出され、取得されるように、適切なサイズの管理スタッフが必要です。さらに、管理スタッフは、医療コーディング手順、ファイリング、記録の公開を不正な当事者に制限することにより、患者の機密性を保護する方法など、医療記録の処理に関する適切なトレーニングを受ける必要があります。

   ストレージの長さ

   • 標準的な規制では、医療施設が少なくとも6年間、すべての医療記録の元または法的に再現された重複を保持することを要求しています。 Gateway Health Planは、一部の規制では、少なくとも10年間、すべての医療記録、財務記録、ソースレポートを保持するためにメディケイドまたはメディケアプランにサービスを提供するプロバイダーが必要になる場合があることを示しています。保健福祉省または長官が実施した監査を支援するために、一部のメディケイド記録が必要です。一部の医療施設は、可能性のある訴訟に対する安全対策としてメディケイド記録の保管を拡張しますが、一部の州ではメディケイド記録保持期間のさまざまな要件もある場合があります。