テキサスの養護施設で医療記録を提出する方法

テキサス州ヒューマンサービス局は、オフィス管理を高く規制しており、テキサス州の管理法（TAC）を通じて特定の精査に基づいて記録保持と提出を保持しています。 TACのタイトル40、パート1、第19章では、看護施設管理に対応しています。非複雑な施設は、罰金、閉鎖、さらには訴追のリスクに直面しています。施設の管理者は、記録局のすべての機能に対して権限、責任、および説明責任を負う臨床記録監督者を書面で指定する必要があります。

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必要なもの

• end-tabファイルフォルダー
• 色分けされたラベル

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手順

1. • 1

     記録的な機密性に関する施設のポリシーと手順を確認します。これは、新しい記録とアーカイブされたレコードを提出する際のガイドとして機能します。施設に記録的な機密性に関する書面によるポリシーがない場合は、TAC 19.1912が指示するように、すぐに作成して実装する必要があります。

   • 2

     サインアウトシステムを備えたファイルインボックスおよびアウトボックス（レコードスタッフが保護）を確立します。このシステムは、TAC 19.1910で要求されるように、完全なセキュリティを提供し、レコードへの不正アクセスを防ぐ必要があります。 （無人のカウンターでの2つのラベル付きトレイは、安全なインボックス/アウトボックスシステムとして適格ではありません。）レコードへのアクセスには、医師の注文が必要です。すべての医師の注文とすべてのファイルアクティビティを記録します。

   • 3

     色分けされたラベルを使用して、ファイルを見つけやすくします。特定の色をアルファベットの文字に割り当て、居住者の姓でファイルします。たとえば、すべてのAからCファイルはグリーンラベル、D〜Fにオレンジ色のラベルなどを受け取ります。施設が臨床記録番号システムを使用している場合は、色分けされた方法を適用して、それに応じてファイルします。 （レコード1200から1499のグリーンラベル、1500年から1799年のオレンジなど）

   • 4

     アクティブおよび非アクティブファイルのストレージを指定します。一部のオフィスは、アクティブファイル（現在の居住者のファイル）にオープンシェルビングを使用し、非アクティブファイルまたはアーカイブにはキャビネットストレージを使用することを選択します。 TAC 19.1910では、看護施設が医療サービスが終了した日から5年間医療記録を保持することを要求しています。施設が未成年者の世話をする場合、居住者がテキサス州法に基づいて法定年齢に達した後、彼らの記録は3年間保持する必要があります。

   • 5

     各ファイルのフェイスシートを作成します。このシートは通常、居住者に関する基本情報（名前、生年月日、部屋番号、臨床記録番号など）と、ファイルに含まれるべきドキュメントのチェックリストを提供します。フェイスシートは施設によって異なり、一般的に行政裁量に任されます。ただし、TAC 19.1911では、すべてのフェイスシートが、主治医の名前、郵送先住所、電話番号を与えることを要求しています。

   • 6

     ファイルを組み立てながら、それぞれが居住者を識別してケアするのに十分な情報を完成させます。 TACでは、ファイルには、居住者のフルネーム、家庭/郵送先住所、社会保険番号、健康保険番号、生年月日、臨床記録番号（該当する場合）が含まれていることが必要です。ファイルコンテンツに関するすべての要件について、TAC 19.1911を確認します。

   • 7

     もはや保持する必要がないファイルを細断または焼却します。ファイルを破壊する場合、居住者名、臨床記録番号（使用する場合）、社会保障番号、メディケア/メディケイド番号、または居住者の生年月日を文書化する必要があります。ファイルを処分する人は、このドキュメントに日付を付けて署名する必要があります。