ケア義務についての苦情にどのように対応しますか？
状況について謝罪し、あなたの懸念を表明することからあなたの回答を始めましょう。
たとえば、「あなたが当社と否定的な経験をしたと聞いて申し訳ありません。私たちはケアの義務について真剣に取り組み、問題を徹底的に調査します。」
2。苦情を調査します 。
苦情を徹底的に調査する。証人からの声明や事件に関連する文書を含むすべての関連情報を収集します。
3。申立人に連絡してください。
申立人に連絡して状況について話し合い、追加情報を収集してください。これには、会議、電話、または電子メール交換の設定が含まれる場合があります。彼らの懸念を積極的に聞いて、彼らのフィードバックをメモしてください。
4。適切なアクションを実行してください。
調査の結果に基づいて、苦情に対処するために必要な措置を講じ、将来同様の事件が起こらないようにしてください。これには、新しいポリシーまたは手順の実施、スタッフに追加のトレーニングを提供するか、会社のポリシーに違反した従業員の懲戒処分が含まれる場合があります。
5。申立人のフォローアップ 。
行動を起こしたら、申立人にフォローアップして、問題を解決するために行った手順を通知します。
彼らのフィードバックに対する感謝を表明し、あなたがすべての人に前向きで安全な環境を提供することにコミットしていることを彼らに保証してください。
6。状況を監視します。
状況を綿密に監視して、あなたがとった修正措置が、同様のインシデントが発生するのを防ぐのに効果的であることを確認してください。
必要に応じて、ポリシーまたは手順に必要な調整を行います。タイムリーで専門的な方法で苦情に対応することにより、顧客に懸念を大切にし、高レベルのケアを提供することにコミットしていることを顧客に示すことができます。