プロセス逸脱や違反が発生した際、参照すべき担当者は誰ですか？

適切な担当者

組織内で、プロセス逸脱や規制違反のインシデントを管理・報告する責任がある人物（またはチーム）を総称して「適切な担当者」と呼びます。これらの担当者は、規制当局・社内管理層・コンプライアンス／リスク管理部門・従業員へ情報を伝える役割を担います。

1. 軽度の違反（Non‑Serious Breach）

軽度の違反が発生した場合、主に以下の担当者が関与します。

• 直属の上司またはマネージャー：初期調査と記録を担当。
• データプライバシー担当官：プライバシーへの影響を評価し、指針を提供。
• セキュリティチーム：技術的な対策や封じ込め策を協議。

2. 重度の違反（Serious Breach）

個人への影響が大きい重大な違反の場合、関係者はさらに拡大します。

• 上級経営層または取締役会：意思決定や公式声明の発表を担当。
• 法務部門：規制要件や法的影響に関する助言を提供。
• 外部法律顧問：訴訟や罰金対応の支援を実施。

3. 従業員コンプライアンス違反

従業員の行動規範違反やコンプライアンス問題が発生した際の主な担当者です。

• 人事部門：懲戒処分やポリシー遵守の管理を担当。
• 倫理・コンプライアンス担当官：倫理違反の調査と対処を実施。
• 監査・リスク管理チーム：統制評価と改善提案を行う。

4. サプライチェーン・パートナーとのやり取りに関わる違反

取引先やベンダーが関与する違反の場合、次の担当者が加わります。

• サードパーティリスク管理チーム：サイバーセキュリティ・プライバシー基準の遵守を確認。
• 契約・調達部門：外部パートナーとの契約内容を見直し、必要な修正を実施。

※担当者の割り当ては、違反の内容、業界規制、社内ポリシーにより異なります。インシデント対応計画を明確に策定し、各フェーズで誰が通知・関与すべきかを事前に定めておくことが重要です。