進捗メモの作成手順

必要なもの

• 進捗メモ用紙

手順

1. 1. 個人名と日付・目的を記入した専用フォームで書く

   個人の名前が分かるようにした専用の進捗メモ用紙を使用します。ワードプロセッサで自作しても構いませんが、既存のテンプレートがある場合はそれを活用してください。新しいメモごとに日付と作成目的を上部に記入します。

2. 2. 前回のメモを簡潔に要約する

   新しいメモの冒頭では、直前のメモ内容を短く振り返ります。詳細に繰り返す必要はなく、設定した目標や重要なポイントを簡潔に示すだけで十分です。

3. 3. 本人と対話しながら記録する

   記入前に対象者と進捗について話し合い、本人の感覚や意見を聞きます。例えば従業員の生産目標については、前回設定した目標と現在の実績を比較しながら確認します。

4. 4. 前回メモと照らし合わせて現在の状況を書く

   前回のメモを参照しながら、現在の進捗を具体的に記述します。目標が達成された場合は達成の経緯を、未達成の場合は次回までの改善策や計画を明記します。

5. 5. 主観と客観を区別して記載する

   記述は一人称または三人称で統一し、事実に基づく情報は根拠を示します。主観的な意見を書く場合は「私の観察では」や「私の見解では」などと前置きして、個人的な判断であることを明示します。

6. 6. 結論と次の課題をまとめる

   最後に対象者の全体的な進捗評価を述べ、必要に応じて追加の目標や今後取るべきステップを提示します。