医療用紙ファイリングシステムの管理方法

医師が見ているすべての患者に対して、個々の医療ファイルが維持されます。医療記録とは、病歴、医療メモ、処方薬物リストなど、患者の健康情報が保存される場所です。医療用紙ファイリングシステムの管理は、従うべき特定の手順を含む微妙なプロセスです。それ以外の場合、ある患者の情報は別の患者のチャートで終わる可能性があります。健康保険の移植性および説明責任法であるHIPAAは、患者の健康情報がヘルスケア組織内に保存および保護される方法を監督する連邦法です。したがって、紙ファイリングシステムを管理するために確立するポリシーと手順は、HIPAAルールに沿っている必要があります。

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必要なもの

• インボックスフォルダー
• サインアウトシート

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手順

1. • 1

     提出する必要がある新しい医療用紙文書用のボックスインボックスフォルダーを設定します。インボックスを「患者評価」、「進行状況」、「ラボの作業」などのカテゴリに分けます。ヘルスケアオフィスの臨床医に通知して、インボックスを利用し、紙ファイルを正しく並べ替えてください。

   • 2

     少なくとも1日に2回、またはできるだけ頻繁にインボックスの内容を収集します。紙ファイルをファイリングエリアまたは医療記録室に戻します。

   • 3

     簡単にファイリングするために、新しいペーパーファイルをアルファベット順に並べ替えます。多くの場合、医師が新しい患者を見た場合、あなたが提出するためにその患者に関するさまざまな紙の文書があります。すべての患者の文書をスタックにまとめて、アルファベット順にし続けます。ドキュメントをホールパンチして、提出する準備ができています。

   • 4

     正しいチャートに医療文書を提出します。医療チャートにはさまざまな種類のドキュメント用のさまざまなセクションが含まれているため、ファイルをチャートの正しいセクションに入れます。このプロセスに注意して、チャートの患者請求セクションにラボの作業スリップを誤って提出しないようにしてください。

   • 5

     医療チャートを、すべての書類を提出したときに見つけた正確な場所に戻します。医療記録は通常、姓によってアルファベット順に維持されています。

   • 6

     医療用紙ファイルが適切に提出されていることを確認するために、定期的な品質監査を実施します。医療機関の請求看護師または品質管理マネージャーは、監査の実行を担当する場合があります。彼女は、ランダム選択またはサンプルからドキュメントが誤って扇動されているかどうかを確認するためにスポットチェックを行います。誤って覆われた医療チャートは、修正されるためにファイリングスタッフに返されます。

   • 7

     医療チャートルームにサインアウトシートを保管してください。部屋を離れるたびに医療チャートにサインアウトするように人々に指示してください。これは、ファイリングスタッフがHealth Recordsがどこにあるかを追跡するのに役立ちます。これはHIPAAコンプライアンスにとって重要です。

   • 8

     非従業員が医療用紙ファイルを見ることを許可しないでください。ファイリング活動は、患者が他の患者のヘルスケア情報を見ないようにプライベートエリアで実行する必要があります。