医療紙ファイリングシステムの管理手順
医師が診察するすべての患者について、個別の医療ファイルが作成・保管されます。医療記録には、患者の健康情報（既往歴、診療メモ、処方薬リストなど）が含まれます。紙ベースの医療ファイリングシステムの管理は、慎重に手順を守る必要がある繊細な作業です。手順を怠ると、ある患者の情報が別の患者のカルテに混入する恐れがあります。HIPAA（Health Insurance Portability and Accountability Act）は、医療機関における患者情報の保存と保護を規定する米国の連邦法です。そのため、紙ファイル管理の方針や手順は、HIPAA の要件に合致させる必要があります。
必要なもの
- 受入フォルダー（インボックス）
- サインアウトシート
手順
新しい医療紙書類用にインボックスフォルダーを用意し、 「患者評価」「経過メモ」「検査結果」などのカテゴリに分けます。医療スタッフにインボックスを使用し、書類を正しく分類するよう指示します。
インボックスの内容は、少なくとも1日2回、できるだけ頻繁に回収します。回収した書類は、ファイリングエリアまたは医療記録室へ持ち帰ります。
新しく受け取った書類はアルファベット順（姓の五十音順）に並べ、ファイルしやすくします。患者ごとに書類をまとめ、順序を保ちつつホールパンチで穴を開け、ファイル投入の準備をします。
医療書類を正しいカルテの該当セクションに収納します。カルテは診療メモ、検査結果、請求書類など、用途別に区分されています。誤って検査結果を請求セクションに入れないよう注意します。
全ての書類を収納したら、カルテを元の場所に正確に戻します。医療記録は通常、姓の五十音順で保管されます。
定期的に品質監査を実施し、書類が正しくファイリングされているか確認します。看護長や品質管理担当者が抜き取り検査を行い、誤ってファイルされたカルテがあれば、担当スタッフに修正を指示します。
医療記録室にサインアウトシートを設置し、カルテを持ち出す際は必ず署名させます。これにより、記録の所在が把握でき、HIPAA コンプライアンスが保たれます。
従業員以外の人物が医療紙書類を見ることを絶対に許可しません。ファイリング作業はプライベートなエリアで行い、患者情報が他の患者に漏れないよう徹底します。違反は重い罰金の対象となります。