実行されている作業に関連するすべてのドキュメントが利用可能および現在の以前の活動を保証するための手順は何ですか？
1。ドキュメント識別：
- 実行される作業に必要なすべての種類のドキュメントを特定します。これらには、プロジェクト計画、仕様、契約、図面、許可、安全規制、およびその他の関連情報が含まれる場合があります。
2。ドキュメントの収集：
- プロジェクトファイル、共有ドライブ、請負業者、外部の利害関係者など、関連するソースから特定されたすべてのドキュメントの最新バージョンを収集します。
3。ドキュメントレビュー：
- 各ドキュメントを徹底的に確認して、関連性があり、正確で、最新であることを確認します。矛盾、競合、または欠落している情報を探します。
4。ドキュメントコントロール：
- ドキュメント制御システムを実装して、ドキュメントのバージョンと配布を管理します。一意の識別番号、改訂番号、および日付を各ドキュメントに割り当てます。
5。ドキュメントの配布：
- ドキュメントの最新バージョンを、それらにアクセスする必要があるすべての利害関係者に配布します。これには、プロジェクトチームのメンバー、請負業者、下請業者、コンサルタント、規制機関が含まれる場合があります。
6。ドキュメントの更新：
- 作業が進行するにつれて、ドキュメントを更新するプロセスを確立します。これには、ドキュメント変更管理システムの作成、またはドキュメントの更新を担当する指定者がいることが含まれます。
7。定期的なレビュー：
- すべてのプロジェクト文書の定期的なレビューをスケジュールして、それらが最新かつ関連性を維持していることを確認します。これは、プロジェクトの複雑さに基づいて、毎週、毎月、または四半期ごとになる場合があります。
8。コミュニケーションとトレーニング：
- 最新のドキュメントをすべてのチームメンバーに使用することの重要性を伝えます。必要に応じて、誰もがドキュメントに正しくアクセスして使用する方法を理解していることを確認するためにトレーニングを提供します。
9。監査と検査：
- 監査または検査を実施して、正しいドキュメントがプロジェクトサイトで使用されていることを確認し、すべてのアクティビティが最新の計画と仕様に合わせていることを確認します。
10。コンプライアンスと法的義務：
- プロジェクトに影響を与える可能性のある規制または法的要件の変更を最新の状態に保ちます。プロジェクトのドキュメントがこれらの変更に準拠していることを確認してください。
11。プロジェクトクローズアウト：
- プロジェクトの完了時に、将来の参照および監査目的ですべての最終プロジェクトドキュメントを収集およびアーカイブします。
12。継続的な改善：
- 以前のプロジェクトから学んだ教訓を使用して、将来のプロジェクトのドキュメント管理プロセスを改善します。
これらの手順に従うことにより、組織は、すべてのチームが、エラー、不作為、およびコンプライアンス違反のリスクを軽減する最新のドキュメントを使用していることを保証できます。