ヘルスケアのためのホットラインスクリプトの書き方

人々は、さまざまな懸念や質問をして医療施設を呼び出します。多くの医療機関は、コールの流れを促進し、できるだけ迅速かつ正確に情報を提供するためにホットラインを確立しています。発信者は、簡単な指示に従って詳細を取得したり、カスタマーサービスの担当者に連絡したりできます。成功したホットラインを構築し、発信者を満足させ、必要なリソースに向ける効果的な方法は、ホットラインのために録音するためによく組織化されたスクリプトを用意することです。

手順

1. • 1

     コンピューターでワードプロセッシングプログラムを開きます。組織の名前、特定のホットライン名、および「スクリプト」という言葉を下に入力することから始めます。 ホットラインの一般的な性質とその目的の聴衆に関する詳細を追加します。

   • 2

     提供されるすべてのオプションと情報を伝えるために必要なプロンプトの数を決定します。複数の手順または複数の言語がある場合は、1桁とは対照的に、プロンプトに複数桁を使用してください。

   • 3

     簡単で簡単な文章で最初の挨拶を書いてください。組織の名前と特定のホットライン名を含めます。たとえば、「（ここにヘルスケア組織を挿入する）情報ラインに到達しました。次のプロンプトを聞いて、通話を適切にルーティングできるようにしてください。」

   • 4

     代替言語メニューに適用されるプロンプトを決定します。たとえば、スクリプトの挨拶がスペイン語とフランス語で読まれる場合は、「スペイン語でオプションを聞くために、2を押すために、フランス語でオプションを聞くには、3を押す」を含むプロンプトを書きます。

     」
   • 5

     オプションの初期メニューを書きます。オプションから開始し、その後に相関数が続きます。たとえば、「オフィスの場所のリストについては、6を押します。」オプションの最初のメニューは、オフィスの場所、オフィスアワー、指示、予約のスケジュール、またはカスタマーサービス担当者に話しかけるなどの一般的なトピックです。

   • 6

     発信者が前のメニューに到達するか、通話を終了するための追加のオプションとプロンプトを記述します。たとえば、「前のメニューに戻るには、星キーを押します」または「この呼び出しを終了するには、単純に電話を切る」。いつでもカスタマーサービス担当者に連絡するオプションを常に含めてください。たとえば、「この呼び出し中にいつでもカスタマーサービス担当者に連絡するには、0を押します。」

   • 7

     必要に応じて、個別のページを作成し、各オプションのサブスクリプトを記述します。たとえば、メインメニューに「当社のオフィスへの道順について」が含まれている場合は、このオプションの添え字を別のページに記述します。ヘルスケア組織の名前、ホットラインの名前、「オプション4添え字」という言葉を入力します。オプション4の名前から始めて、発信者が正しいオプションにあることを知っているように。たとえば、「私たちのオフィスへの道順について...」は、特定の方向やストリートバイストリートの方向から移動する場合、旅行の詳細に関する詳細を書きます。必要に応じて、サブスクリプトごとに追加のページを作成します。

   • 8

     スクリプト全体を大声で読んで、簡単に理解し、必要に応じて編集してください。コンピューターにスクリプトを保存して、後で代替言語に翻訳して記録します。