臨床試験調査員会議の計画方法

臨床試験のスポンサーは、プロトコルやGCP（実施基準）に関する研修を行い、参加者が試験運営について質問できる機会として、臨床調査員会議（Investigator Meeting）を開催します。出席者は臨床研究担当者（CRA）、コーディネーター（CRC）、調査医師、メディカルモニター、品質保証部門、上級管理職など多岐にわたります。以下に、会議を円滑に実施するためのポイントをまとめました。

必要なもの

• 予算
• パソコン
• 電話
• インターネット環境

計画手順

1. ロケーションはすべて

会場は参加者の関心を引く場所を選びましょう。スペイン、ポルトガル、ラスベガス、トルコ、パリ、モントリオール、ケベックシティなど、調査医師が集まりやすく、かつ魅力的な都市が理想的です。調査医師の所在地を把握し、中心的かつアクセスしやすい場所を検討してください。魅力に欠けると参加率が低下します。

2. 部屋数と交通手段の確保

スポンサーが全費用を負担するため、無駄遣いは避けましょう。出席者のRSVPを確認してから部屋を手配し、RSVPしなかった人には部屋を提供しない旨を明示します。また、ホテルへの往復交通手段を手配し、スムーズな移動をサポートします。

3. プレゼンテーションの調整

全発表者から事前にスライドを受領し、内容をチェックします。会場側と連携し、照明、スペース、機材の動作確認を行いましょう。配布資料やハンドアウトも忘れずに準備し、参加者が後で参照できるようにします。

4. 食事の配慮

参加者の食物アレルギーや特別な食事制限を事前に把握し、シーフードやピーナッツ油を使用しないメニューを用意します。

5. アフターミーティングの企画

会議終了後に観光ツアーやリラックスできる時間を提供しましょう。例として、トルコで開催された会議では、ディナークルーズやガイド付き観光、自由時間が設けられ、参加者の満足度が向上しました。

6. 会社アンバサダーの配置

試験に詳しい担当者を同伴させ、ディナーや非公式な場で質問に答えられるようにします。フォーラムで質問しにくい参加者にも、リラックスした環境で相談できる窓口が必要です。

7. 早めの到着

会場には会議開始の1〜2日前に到着し、設備や手配が問題なく整っているか最終確認します。

8. 第一印象が最終印象になる

大規模会議の企画経験がない場合は、専門の会議企画会社に委託するのも手です。調査医師に対してプロフェッショナルで組織的な印象を与えることが、試験継続への信頼につながります。