病院スタッフ向けメール・電話マナー

メールの送受信

メールは非公式と見なされがちですが、病院では同僚間の標準的な連絡手段です。簡潔な挨拶、要点をまとめた本文、短い締めの文を添えると効果的です。

患者や一般の方に送る場合は、正式なビジネスレターと同様に、日付、件名、挨拶、本文、署名（連絡先）を記載します。受信したメールはできるだけ早く、理想的には24時間以内に返信しましょう。

電話のかけ方

看護師、医師、管理者は家族や来訪者、他部門、外部企業、地域の方々に電話をかけることがあります。電話をかける際はまず相手に挨拶し、自己紹介を行います。外部の方へは、要件を簡潔に伝え、今話すのに都合が良いか確認しましょう。社内や取引先へは、相手の名前を尋ねることで配慮を示します。

電話の受け方

患者や来訪者、一般の方からの電話には、適切な挨拶とともに所属部署・氏名を伝えることが基本です。「〇〇病院（部門名）にお電話いただきありがとうございます。〇〇が承ります。」といった標準的なフレーズを用いると良いでしょう。必ずゆっくり、はっきりと話すことを心がけてください。

留意点

メールや電話で情報をやり取りする際は、HIPAA（医療保険の相互運用性と説明責任に関する法令）を遵守しなければなりません。患者の個人情報は、本人の許可なく第三者に提供してはいけません。情報共有は、業務上必要な範囲で、適切な権限を持つスタッフに限定してください。