病院スタッフのための電子メールと電話のエチケット

病院のスタッフは、電子メールや電話を介して患者、一般、同僚と通信します。ほとんどの病院、特に大規模な施設には、主要な職務機能として電話に応答して転送する人がいます。ただし、他の多くのスタッフも電話で通信します。電子メール通信は通常、同僚の間で行われますが、他の施設、提携会社、場合によっては患者や一般のスタッフが含まれる場合があります。これらのすべての状況では、適切な電子および電話エチケットを使用する必要があります。

1. メールの送信と受信

   • 電子メールはコミュニケーションの非公式の手段と見なされていますが、ほとんどの病院の同僚間の標準的な形式のコミュニケーション形式になっています。電子メールの送信と受信の迅速な性質にもかかわらず、適用されるエチケットルールがまだいくつかあります。パートナー企業の同僚やスタッフと対応する場合は、最高の効果を得るために、簡単な挨拶、ポイントのメッセージ、短い閉鎖を含めます。

     患者または一般の人々に対応する場合、電子メールは正式な手紙のように治療を行う必要があります。日付、見出し、挨拶、組織化されたメッセージ本文、連絡先情報を含む正式な署名を含めます。誰かからメールを受信するときは、24時間以内に読んでタイムリーな応答をするのが最善です。

   電話をかける

   • 看護師、医師、病院の管理者は、家族、訪問者、その他の部門、企業、コミュニティのメンバーに電話する必要がある場合があります。受信者に挨拶し、電話での会話を始めるために自分自身を特定するのは常に適切な電話エチケットです。病院の外の人に電話をかけるとき、電話をかける理由を簡単に述べ、話すのに良い時期かどうかを尋ねることも重要です。他の部門や会社に電話するときは、個人的な関心を示しているので、相手に彼女の名前を尋ねてください。

   電話の受信

   • 特に、患者、訪問者、または他の一般のメンバーからの電話に応答する場合は、彼らが到達した場所を発信者に通知する適切な挨拶と、彼らが話している人と話す人に応答する場合が重要です。

     多くのプロのビジネスと同様に、ほとんどの病院は、電話に応答する際にスタッフが使用できる標準的な挨拶をしています。たとえば、「[病院または部門名]に電話してくれてありがとう、これは[人が話している]、どうすればあなたを助けることができますか？」少なくとも、場所と名前を特定することは、病院のスタッフのための適切な電話エチケットです。電話をかけたり受けたりするときは、常にはっきりとゆっくりと話すことを忘れないでください。

   考慮事項

   • 病院のスタッフが、職場で電子メールまたは電話で通信する際に、1996年の健康保険の移植性と説明責任法（HIPAA）を考慮することが重要です。 HIPAAは、患者のプライバシーとその医療情報を保護します。患者が情報を受け取ることを患者から許可されていない個人に患者情報を提供することは法律に反しています。患者情報は、職務を遂行するために患者の情報に精通している必要がある病院スタッフとのみ共有できます。