医療記録を統合する手順とポイント
医療機関や病院の各部門はそれぞれ独自の患者記録管理方法があります。複数の診療科や部門が統合される際、患者記録も統合しなければなりません。重複やエラーを防ぎ、正確で効率的なケアを提供するためです。記録統合は手間がかかりますが、正確なシステムを構築すれば長期的に大きなメリットがあります。
必要なもの
- 医療記録（紙・電子）
- 医療データ管理ソフト（電子カルテ）
- スキャナー（電子化用）
- ファイルフォルダー（紙ファイリング）
- 文書ラベル（紙ファイリング）
- 保管棚・キャビネット（紙ファイリング）
- 熟練した医療スタッフ
- ITサポート担当者
- 紙破砕機または破砕サービス
統合手順
1. 計画策定
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自院に適した記録管理方法（電子、紙、ハイブリッド）を選定し、全部署と影響を共有します。導入すべきシステムについて意見を募り、最適な方式を決定します。
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統合元となるオリジナルの記録部門と、統合対象の部門を決めます。情報が最も充実している部門をオリジナルに選び、今後使用する患者ID体系も合わせて決定します。
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統合完了までのスケジュールを設定し、各部門の統合責任者を指名します。業務時間内に実施するか、閉鎖期間を設けるかも検討します。
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統合後に使用するソフトウェアを選定・購入し、ITサポート体制を整えます。紙ファイリングを続ける場合は、追加のフォルダーや収納棚を用意します。
2. 統合実施
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スタッフへ統合手順を教育します。部門ごとにアルファベット順で作業を進め、まずはオリジナル部門の患者情報をシステムに入力します。
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患者の基本情報を新システムへ入力し、必要に応じて新しいIDを付与します。紙ファイルの場合は、同様に新規フォルダーを作成します。
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紙の記録は最新から古い順に並べ替えます。電子ファイルの場合は、ファイル名を新しい命名規則に合わせてリネームします。
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二次部門の記録をオリジナルに統合します。部門ごとに患者ファイルを日付順で整理し、紙の場合は文書ラベルで種類（診療ノート、放射線報告、手術記録など）を区別します。電子の場合はフォルダー構造や命名規則で管理します。
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統合済みファイルをスキャンし、電子データベースに保存します。紙ファイルはアルファベット順に並べ替えて保管します。
3. 統合後のフォローアップ
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全スタッフに新しいファイリングシステムの使い方を再確認させ、マニュアルを作成して配布します。
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運用中に発生した問題は随時対応し、電子システムの場合はベンダーのITサポートと連携して不具合解消やアップデートを行います。
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新規に取得した医療記録は随時統合し、必要に応じて一定期間を超える古い記録の削除（パージ）を年1回実施します。