医療記録をマージする方法

すべての診療所または病院部門には、患者記録を維持する独自の方法があります。複数のオフィスまたは部門が合併した場合、患者ケアの重複やエラーを避けるために、医療記録も合併する必要があります。医療記録をマージするプロセスは複雑でやや退屈ですが、正確な記録システムを持つことで、完了時に正確さと効率を確保できます。

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必要なもの

• 医療記録
• 医療データソフトウェア（電子ファイリング）
• スキャナー（電子ファイリング）
• ファイリングフォルダー（紙ファイリング）
• ドキュメントフラグ（紙ファイリング）
• ファイルストレージ（紙ファイリング）
• 訓練された医療スタッフ
• それは人員をサポートします
• ペーパーシュレッダーまたはシュレッディングサービス

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手順

1. プランを作成

   • 1

     医療オフィスで機能する記録を保持する方法を選択します。すべての部門およびオフィスの職員と、医療記録の融合が各部門にどのように影響するかについて話し合います。どのタイプのレコード保持システムがあなたの診療所に最適かについての提案を求めてください（電子、紙、または組み合わせ）。

   • 2

     Officeの記録がオリジナルとして機能するオフィスの記録と、複数のオフィスまたは部門を統合する場合、どのオフィスの記録が統合されるかを選択します。元のレコード部門は、最も完全な情報を持つ部門でなければなりません。たとえば、一般的な慣行で見られるすべての患者が放射線科でも見られるわけではないため、一般的な慣行には、個々の患者がより多くの患者とより多くの記録があります。このステップでは、どの患者ID番号付けシステムを使用して前進するかを決定する必要があります。

   • 3

     合併が完了する必要がある場合の時間枠を設定し、各部門内のプロセスを監督する責任者が誰になるかを決定します。残りの職員を監督する各オフィスまたは部門から1人の人がいることで、よりスムーズな合併が確保されます。合併の時間を設定する場合、主な目的は、営業時間中に作業が完了するかどうかを決定するか、プロジェクト中にオフィスが閉鎖されるかどうかを決定することです。

   • 4

     マージされたら、医療記録データを維持するために使用するソフトウェアを選択して購入します。必要に応じて、合併プロセス中にITサポートが電話をかけるように手配してください。代わりに紙ファイリングを使用することを選択した場合は、合併によりファイルサイズの増加に対応するために、ファイルフォルダーやストレージシェルフなどの追加のサプライを購入してください。

   完全な合併プロセス

   • 5

     医療記録の合併を完了するために選択したプロセスに従ってスタッフを訓練します。医療記録を統合するための最良のプロセスは、アルファベット順に一度に1つの部門またはオフィスの記録を操作することです。 1セットのレコードがシステムに入力されたら（患者の基本情報を含む）、残りのレコードを紙ファイルにマージしたり、システムに入力したりすることができます。

   • 6 <図>
     正確な患者情報の入力は、全体的なマージプロセスにとって重要です。

     患者の人口統計データを新しいシステムに入力するか、各患者の新しいフォルダーの作成を開始し、セクション1のステップ2の出発点にした元のレコードに基づいて各患者の新しいフォルダー（紙ファイリングを使用する場合）を開始します。各患者をシステムに入力すると、新しいID番号（該当する場合）に注意し、患者の基本的な人口統計情報の更新を作成します。

   • 7

     元のレコードのセットを、紙のコピーの場合、最新の最新の順序から下の最下部までの時系列の順序に並べ替えます。オリジナルが電子形式である場合、電子ファイルの保存方法に応じて、マージプロセスはわずかに困難になる可能性があります。各チャートノートが個別に保存された場合、必要なものはすべて、ファイルの名前を変更して新しいファイリングシステムに対応します。ただし、電子ファイルが部門ごとに大規模なグループまたは1つの大きなファイルにある場合、それらを印刷してそのように並べ替えることをお勧めします。

   • 8

     セカンダリファイルをオリジナルにマージし始めます。一度に1つの部門またはオフィスから始めて、各患者のファイルを元の順序で元の順序で並べ替えます。紙ファイリングを使用している場合は、ドキュメントフラグを使用して、さまざまな種類の医療記録、つまり医師のメモ、放射線レポート、または手術手順をマークすることを検討することをお勧めします。電子ファイリングを使用する場合、ドキュメントファイルに名前を付けるためのシステムを作成するだけで十分です。

   • 9 <図>
     電子ファイリングへの切り替えは退屈かもしれませんが、長期的にはより効率的です。

     完全なマージファイルをデータベースにスキャンするか、紙ファイリングを使用する場合は、アルファベット順に並べ替えを開始します。電子ストレージを選択した場合、このプロセスは、最初から電子形式で個別に保存されている場合、ステップ4ですでに完了している可能性があります。

   合併後のフォローアップ

   • 10

     すべてのスタッフとの新しい医療記録ファイリングシステムを確認して、ファイルを正確に使用および維持する方法を全員が知っていることを確認します。また、現在および将来の従業員への参照として新しいシステムを使用する方法に関するトレーニングマニュアルを作成することも役立つ場合があります。

   • 11

     新しいシステムが発生したときに問題を解決します。電子ファイリングシステムを選択した場合は、ソフトウェアのITサービスと定期的に連絡して、グリッチを解決したり、ソフトウェアの更新をスケジュールしたりしてください。

   • 12

     取得した新しい医療記録に合併し続けます。また、特定の時間枠の情報のみを保持することを選択した場合、年次記録の浄化手順を実装することは有益かもしれません。