医療記録開示依頼レターの書き方
はじめに
1996年にクリントン大統領が署名した「医療保険の携行性と責任に関する法（HIPAA）」は、医師や医療機関が第三者へ医療記録を提供することを原則禁止しています。ただし、裁判所の召喚状（subpoena duces tecum）に基づく場合は除外されます。一方、本人はいつでも記録の開示を求める権利があり、取得手数料やコピー代がかかることがあります。
医療記録開示依頼レターの作成手順
1. 記録保管先へ連絡
医師の診療所や医療施設の「医療記録部門」または担当者に連絡し、レターは必ずその部門へ直接送付してください。保護された情報を扱う権限がないスタッフが受け取ると、手続きが遅れる可能性があります。
2. 必要書類の確認
医療記録部門に、署名が必要な「開示許可書」の有無を確認します。一部の施設では、レターに加えて専用のフォームの提出を求められます。また、コピー代を前払いする必要があるかどうか、ページ数の見積もりを聞き、必要ならチェックを同封できるように準備します。
3. レターの宛先と本人情報の記載
担当者名を宛て、以下の情報を明記します。
- 依頼者（または記録の対象者）の氏名、出生年月日、社会保障番号
- 取得したい記録の期間（例：2020年1月1日〜2022年12月31日）
- 請求対象が診療記録のみか、請求書（Billing Records）も含むか
期間を指定しないと、施設は全期間の記録を用意し、費用が高額になることがあります。
4. 送付先住所の指定
記録の郵送先を具体的な住所で指定します。多くの医療記録部門は、受領確認ができる配達記録（書留や受領サイン）が必要なため、郵便局の私書箱（PO Box）への発送は受け付けません。
5. 署名と添付書類
レターに署名し、必要に応じて医療機関が提供する署名済みの許可書を同封します。本人以外が依頼する場合は、代理権を証明する書類（例：委任状、遺産管理者証明書）を添付してください。18歳未満の子どもの記録を親が依頼する場合は、特別な書類は不要です。
6. 手数料の支払い
コピー代金が確定している場合は、正確な金額の小切手または振込証明書を同封します。
まとめ
上記の手順に従ってレターを作成すれば、HIPAAに則った形でスムーズに医療記録を取得できます。