不完全なレコードを追跡するために不足スリップを使用するプロセスは何ですか？
1。不完全なレコードを特定：
- フォーム、レポート、アプリケーションなどのレコードを定期的に確認して、情報や添付ファイルが欠落しているものを特定します。
- 必須としてマークされたフィールド、提出されていない必要なドキュメント、または明確化が必要な矛盾を確認します。
2。不足スリップを作成します：
- 不完全なレコードごとに不足スリップを生成します。
- レコードの参照番号、タイプ、受信した日付、特定された特定の欠陥などの詳細を含めます。
- 各欠陥スリップに一意の追跡番号または識別子を割り当てます。
3。責任者とコミュニケーションをとる：
- レコードを完成させる責任を負う責任を負う個人または部門に欠陥スリップを送信します。
- 欠落している情報または添付ファイルを送信する期限を提供します。
- 指定された時間枠内で欠陥に対処できないことの結果を明確に述べてください。
4。フォローアップと監視：
- 発行されたすべての不足スリップの集中追跡システムを維持します。
- 不足している情報のタイムリーな提出を確保するために、関係者を定期的にフォローアップします。
- 締め切りが近づいているか、通過した場合は、リマインダーを送信します。
- 情報が受信されるか、問題が解決されたときに、不足スリップのステータスを更新します。
5。欠陥の解決：
- 必要な情報または添付ファイルが提供されたら、完全性と正確性について確認します。
- それに応じてレコードを更新し、欠陥スリップを「解決」または「閉じた」とマークします。
6。必要に応じてエスカレート：
- 責任者が記録を完成させることを回答したり、しつこい怠慢を無視したりする場合、問題を適切な監督者、マネージャー、または指定された権限にエスカレートします。
7。記録保持と報告：
- 発行されたすべての欠陥スリップ、そのステータス、および解決日の記録を維持します。
- 不完全な記録と、欠乏追跡プロセスの有効性に関する定期的なレポートを生成します。
8。継続的な改善：
- 不完全なレコードの理由を分析し、データ収集プロセスを改善する方法を特定します。
- その有効性を高めるために必要に応じて、欠乏スリッププロセスを調整します。
不足スリップを使用するための体系的なプロセスを実装することにより、組織はレコードの完全性と正確性を確保し、データの品質を向上させ、記録管理慣行を改善できます。