紛失した医療記録の文書化手順
医療機関で記録が紛失した場合、迅速かつ的確な対応が求められます。紛失記録の正確な文書化と、今後の記録保管のための臨時ファイル作成は重要です。
必要なもの
- 臨時記録ファイル（ジャケット）
手順
患者氏名と社会保障番号（SSN）を記載した臨時ジャケットを作成し、紛失した記録が保管されていた場所に置きます。そのジャケットに、診療情報や医療報告書などの後続の文書をすべて保管します。この臨時記録は、1974年プライバシー法の規定に従います。
紛失医療記録追跡用フォームに必要事項を記入し、臨時ジャケットと一緒に保管するか、医療記録部門の主管者に渡します。フォームには患者氏名、SSN、記録が紛失した日付を必ず記入します。
電子記録が紛失または不明な場合は、医療記録データベースに患者氏名、SSN、紛失状況を記載した注記を作成します。さらに、今後の診療情報をアップロードするための新しいデータベースエントリも作成します。