効果的なドキュメント管理システムを開発および実装する方法
<ヘッダー>
必要なもの
- フォルダー
- コンピュータ
- ドキュメント管理ソフトウェア
- データベース（アクセスなど）
手順
-
- 1
計画を描画または書き出します。
計画が必要です。臨床記録管理プログラムを開始する前に知っておく必要があるいくつかのことは、正確に1）維持する必要があるもの、2）保持する必要がある時間、3）維持する方法、4）維持する場所です。開始するのに適した場所は、維持する必要がある26の記録を伝える産業（GCP）ガイドラインの優れた臨床慣行です。計画が作成されたら、標準的な操作手順に変更して承認されます。
- 2
予算を確認してください。
あなたが小さな会社である場合、私は今、金の保証がトーテムポールの底にあることを伝えることができます。臨床試験のサイズに応じて、紙ベースのシステムがより経済的になる可能性があります。それが大規模なマルチセンターの臨床試験である場合、私はあなたが管理者にドキュメント管理システムに投資するよう説得することをお勧めします。彼らは後でそのシステムに本当に感謝するでしょう。
- 3
紙ベースの
を開発します紙ベースのシステムを開発するには、フォルダーを注文します。 GCPガイドラインにリストされている26のタイトルを備えたフォルダーにラベルを付けます。可能な限りシステムを色分けさせることができるように、さまざまな色を取得することをお勧めします。たとえば、サイトからのすべての有害事象は、赤いフォルダーに移動できます。青いフォルダーなどのすべての医療ライセンスと履歴書など。複数のサイトがある場合は、各サイトに26個のフォルダーを作成する必要があります（ドキュメント管理ソフトウェアが必要な理由がわかりました！）
） - 4
ドキュメントを追跡します。
入ってきて送られるレコードを追跡する必要があります。たとえば、財務開示フォームをスポンサーに送ったすべての医師のリストが必要です。受け取るたびに、医師の名前を入力し、日付を受け取ってから、適切な場所にファイルします。入ってくる紙ごとにこれを行います。（今すぐドキュメント管理ソフトウェアの必要性を本当に理解し始めているに違いない！）
- 5
ドキュメントのフォローアップ。
不足しているドキュメントを取得するために、定期的なチェックとフォローアップの時間を設定します。
- 6
電子記録管理システム。
多くのドキュメント管理ソフトウェアがありますので、購入する前に宿題をしてください。ソフトウェアに組み込みの変更不可能な監査トレイルがあることを確認してください。ソフトウェアが検証可能であることを確認してください。つまり、セキュリティを実装、実施、追跡することができます。ドキュメント管理システムを入手できない場合は、Microsoft Accessを使用してデータベースを開発します。あなたの主なニーズは追跡です。システムに関係なくドキュメントを追跡する必要があります - ペーパーレスまたは電子。レコードをスキャンしてデータベースにリンクできるシステムは、必要ではありませんが、必要ではありません。入ってくるすべてのレコードのPDFファイルを作成することをお勧めします。PDFは、オリジナルの認定コピーである必要があります。ドキュメントを維持することがあなたの唯一の要件です。電子システムを使用している場合は、レコードをバックアップし、復元を実行するために復元を実行することを忘れないでください。
- 7
災害対策計画を実施します
はい、テープやレコードが保存されている建物に何かが起こった場合、2番目のコピーが利用可能であることを確認する必要があります。地震が通常発生するカリフォルニアのような場所は、コピーが銀行の金庫にあるか、東海岸のサーバーにバックアップされることを保証します。必要に応じて、複数の人が災害のバックアップコピーにアクセスできることを確認してください。
- 1