HIPAA文書の保存要件と保管期間

保持期間

連邦政府は、HIPAA（1996年制定、2003年改正）に基づき、医療機関や関連事業者に対して、医療記録および個人情報を最低6年間保存することを義務付けています。これは全国的な基準であり、各州はこれに加えて独自のプライバシー法や保存期間を定めています。

保存対象の記録

• 利用・開示に関する患者情報
• ビジネスパートナー（ビジネス・アソシエイト）との契約書
• 承諾書・同意書
• プライバシー慣行に関する通知（Notice of Privacy Practices）
• 患者からの情報修正・訂正要求への対応記録
• 苦情処理記録
• 患者が不一致を主張した際の声明書
• 患者死亡後は、死亡日から最低2年間は追加で保存する必要があります。

保存方法

電子データは、パスワードやセキュリティコードで保護された安全なネットワーク上に保存し、データの安全性と完全性を確保します。紙媒体の記録は、従業員や一般の閲覧ができない施錠された箱や容器に保管し、処分期限が来るまで開示しません。多くの医療機関は、年月別に整理しておくことで、処分時のコンプライアンスを容易にしています。なお、これらの保存措置を行うには、事業体がHIPAAの「対象事業者（Covered Entity）」として認定されていることが前提です。