医療記録を電子化する手順と注意点
診療所や医療施設が数年の運営実績を持つ場合、HIPAAに準拠した電子医療記録（EMR）への移行は大規模なプロジェクトとなります。HITECH法に基づく政府の支援金は数十億ドル規模で、米国全体で電子化を促進しています。適切なEMRシステムの選定は高度な検討が必要ですが、紙の診療記録を電子化する作業は、主に手順を踏んで丁寧に実行すれば完了します。
手順
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まず、選択したEMRシステムの添付ファイルやアーカイブの要件を確認します。システムが受け入れ、保存、統合できるファイル形式を把握し、転送対象となる記録の件数を算出します。最適な方法を選ぶ前に、プロジェクトの規模を正確に把握しましょう。
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EMR上で対象患者の記録を開き、文書を添付するアップロードオプションを選択します。
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スキャナに文書を平らに置き、ソフトウェアの「スキャンしてアップロード」機能を選択します。ダイアログが表示されたら、文書のページ数を入力できる場合は設定してください。多くのソフトは複数ページを1つのファイルとしてスキャンできます。
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複数ページの文書をAdobe Acrobat などの画像処理ソフトでPDFに変換し、EMRがマルチページスキャンに対応していない場合はそのPDFをアップロードします。アップロードが成功したら、元のPDFは完全に削除し、ゴミ箱に入れるだけでなく、HIPAA に準拠した方法で抹消してください。この手順はHIPAA非準拠の一時的な電子文書を作成するため、可能な限り避けることが推奨されます。
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紙の診療記録の情報を手作業でEMRに入力し、過去データを電子化します。多くのEMRは履歴情報の入力に対応しています。スキャンした文書を読む手間は省けますが、入力には時間と労力がかかります。コストと作業時間を比較検討してください。
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紙の記録はHIPAAガイドラインに従い、安全かつ適切に保管します。変換作業中に不要な古い記録が判明した場合は、HIPAA の患者記録破棄規定に従って適切に処分してください。