医療記録をアルファベット順に整理する際の問題点は何ですか？

アルファベット順のファイリングは、姓で整理し、同姓の場合は名でさらに分類する医療記録管理法です。新人でも習得しやすい利点がありますが、以下のような欠点もあります。

誤分類

• 氏名の綴り間違いや読み間違いにより、誤った場所にファイルが置かれることがあります。また、従業員ごとにファイルの置き方の解釈が異なる場合や、特に「Mac」や「Mc」で始まる外国名が誤分類されやすいです。

  誤分類されたファイルを探すには時間がかかり、最悪の場合は全件検索が必要となり、労力とコストが増大します。

同姓・同名の重複

• 大規模な診療所や病院では、同じ名前の患者が複数いる可能性があります。その結果、必要なファイルを特定するために複数のファイルを確認しなければならず、誤って別人の記録を取り出すリスクがあります。誤った情報に基づく診療は患者に危害を及ぼす恐れがあります。

機密性のリスク

• ファイル名に患者の氏名が記載されているため、診療所のスタッフ全員が名前を見ることができ、診療内容が推測される可能性があります。数値コードで管理するシステムと異なり、名前さえ分かればファイルにアクセスできるため、権限のない者が記録を閲覧する危険性が高まります。

名前変更への対応

• 結婚・離婚・養子縁組・法的改名などで患者の名前が変わった場合、古い名前のフォルダーが残っていると混乱します。名前変更が更新されていないと、現在の名前と旧名を照合して探す手間が生じます。

以上の点から、アルファベット順のファイリングは注意が必要です。