医療記録フォルダーのコーディング手順

患者の医療情報は「ユニットレコード」として保存すべきです。すべての情報が一つの記録にまとめられ、迅速にアクセスできるようにします。

医療記録の保存にはさまざまなコーディング・ファイリング方法がありますが、施設ごとに最適な方法を選択します。プライバシー保護の観点から、社会保障番号でのファイリングは推奨されません。

必要なもの

スタッフとニーズを話し合う。医師、看護師、他の臨床スタッフ、事務員が日々の患者対応で何を必要としているかを確認し、現在のシステムの長所と短所を把握します。これにより新しいファイリングシステムの成功が期待できます。
ファイリング・コーディングシステムを調査する。代表的な方式は以下の通りです。
・数値＋カラーコード：医療記録番号（コンピュータが付与する連番や日付順）に対応した色を割り当てる。
・アルファベット順：患者の姓で並べる。
組織に最適なシステムを決定する。組み合わせ型のカラーコード数値方式が最も一般的で、特に大規模施設に適しています。アルファベット順は患者数が少なく、姓が重複しにくい小規模施設で有効です。
適切なコード付きファイルフォルダーを用意する。市販の色分けされたフォルダーや、空白フォルダーにカラーコードステッカーを貼る方法があります。コードを付けたら、患者名と医療記録番号をラベルまたは手書きで表紙に記入します。
ファイルのコーディング情報が、レコード内部の患者情報と一致しているか確認する。医療記録は法的文書であるため、治療中に正確な情報を迅速に取り出せることが重要です。