苦情申し立て書の書き方ガイド

苦情申し立て書とは

苦情申し立て書は、ポリシーや手続き、慣例、法律の違反を報告するための文書で、大学や職場で使用されます。正式な形式で事案を提示し、調査や審理を行う前提条件となることが多いです。

作成手順

1. フォームの入手：所属機関のウェブサイトや学生課・人事部などで苦情申し立て用の様式を取得します。専用の用紙がない場合は、ワードプロセッサで自作してください。
2. 文書のレイアウト：本文は左揃えにし、ページ上部に会社名または大学名と住所、電話番号をセンタリングして記載します。
3. 基本情報の記載：氏名、日付、学生番号（該当する場合）、郵送先住所、昼間の電話番号、メールアドレスを明記します。
4. 事案の概要：苦情が発生した日付、関係者、問題解決に向けた自らの試み（交渉や相談など）を具体的に記載します。
5. 違反の根拠：学校や職場の規則、手続き、法令に違反していると考える理由を述べ、可能な限り証拠書類を添付します。
6. 求める解決策と署名：希望する解決方法を具体的に示し、最後のページ左下に署名、右側に日付を書きます。

以上の手順に従って作成した苦情申し立て書は、正式な審査や調査の開始に必要な重要な資料となります。