効果的なプランナーの作り方と活用術

効果的なプランナーは、タスクの管理やイベントのスケジュール調整に役立ち、予期せぬ依頼や招待にも柔軟に対応できます。毎日やるべきこととその所要時間を把握することで、精神的・肉体的に準備が整い、To‑Doリストやスケジュールをスムーズにこなせます。プランナーはスマートフォン、印刷された紙のプランナー、ノートブックなど、好みに合わせて選べます。また、家族のスケジュール管理や住所録、家計管理にも活用できます。

必要なもの

• 予め印刷されたプランナー（またはテンプレート）
• 小型3リングバインダー（約9.5インチ×6.5インチ）
• カレッジ罫線のルーズリーフ（バインダー用）
• タブ付きディバイダー（5個セット）
• ビニールジップロックポーチ 2個
• 3リング式電話・住所ページ 1パック
• ペン

手順

1. プランナーの数を決める

   仕事用とプライベート用の2冊に分けるか、1冊で両方を管理するかを決めましょう。2冊にすると仕事と私生活の境界がはっきりしますが、帰宅途中にドライクリーニングを受け取るといった柔軟なメモを入れにくくなります。

2. セクションを作成する

   プランナーに自分が必要とする項目ごとのセクションを作ります。例として、目標、日・週・月間カレンダー、家族や個人情報、プロジェクト、住所録、アイデアなどがあります。その他の情報は「雑項」セクションにまとめ、チケットなどの紙類はジップロック袋に入れておくと便利です。

3. 優先順位と目標をリスト化する

   自分の優先順位と目標を重要度順にリスト化しましょう。6か月〜1年の短期目標と、財務、対人関係、キャリア、健康などの長期目標を設定します。

4. 余裕時間を組み込む

   スケジュールに余裕時間を組み込み、1日に実現可能なタスク量を制限します。緊急性は低いが重要な長期目標や個人プロジェクトのための時間も確保しましょう。

5. タスクを適切に延期する

   新しいタスクやイベントは、緊急でない限り翌日や適切なタイミングに延期しましょう。朝にプランナーを確認すれば、取り組む準備が整います。

6. プロジェクトの期間を見積もる

   プロジェクトは1日で終わらないこともあります。完了を急がず、プランナーに必要な時間枠を確保することが大切です。どうしても1日で終えたい場合は、他のタスクや予定への影響を考慮しましょう。

7. バックログを管理する

   病欠や休暇で溜まったタスクは、バックログ用のファイルやリストを作って管理します。日々の予定をこなすと同時に、毎日少しずつ時間を確保してバックログを減らしましょう。